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【公告】百度深蓝联盟跨部门合作流程

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本帖最后由 BDU管理委员会 于 2018-9-5 23:43 编辑

一.背景
同心山成玉,合力土变金,协同合作是团队精神的核心,团队内“跨部门合作”工作模式已是常态。为了各部门之间能更好的沟通与协作,现对跨部门合作机制进行优化,进一步规范跨部门合作的流程,确保各项工作的的高效运转。

二.跨部门合作任务类型
1.常规任务:已列入日常任务计划中的工作,需要其他部门给予协作完成
2.临时任务:为上级临时安排的一次任务,未列入日常任务计划的重要工作
3.项目策划:未列入日常任务计划中的工作,由部门管理自主发起的跨部门合作项目

三.跨部门合作任务流程
1.联系接洽
提出初步的合作意向,双方共同评估合作的可能性,由发起任务的部门管理层发出“跨部门合作意向申请“邮件,经合作方管理确认。可行即可启动合作,不可行则结束。
2.制定流程
流程制定前,先做好“事前沟通“,根据需要建立沟通平台。沟通明确该项目的达成目标和预期成果,任务分解,确认流程细节。根据这些沟通内容,制定整体计划及流程并由发起方以邮件形式与各方确认。

邮件要求
标题:【发起部门】XX项目合作计划及流程
抄送人:发起方、合作方所有管理和委员及管委会常委
正文:自拟,但必须包含以下内容
A.任务背景:为什么做这个任务
B.阐述需求:想让合作部门做什么?或需要对方提供哪些支持?
C.任务周期:任务开始时间、结束时间
D.项目整体流程(包括各参与部门负责人、分工及职责、工作内容要求、时间进度安排等)
E.其他

根据邮件回复的意见不断修正流程,直至全部通过。并重新整理最终的流程邮件,发与各合作部门知晓。
合作任务执行过程中,某方发现流程中存在问题或因新的情况出现,需要重新调整、修改流程。由发起方告之所有相关人员。再从本步骤执行流程的修改。

3.启动任务
根据确认通过的合作任务计划流程,发起方分别与各合作方发出任务邮件。

邮件要求
标题:【发起部门】+自拟
发送人:与该任务环节相关的所有合作方管理、负责人、委员及管委会常委
正文:自拟,但必须包含对任务内容详细的要求说明,和任务结果交接时间。

4.评估结果
合作方交付任务前需对结果进行检查,无误后交接。发起方需对结果进行复查验收。并将接收结果回复邮件告之。
      Ⅰ.若合作方预计不能按原计划交接任务时。需提前告之该任务环节所有各方负责人及管理,重新约定交付时间或交付要求。新约定由发起方回复于原任务邮件,各方按新的约定要求继续执行任务。
      Ⅱ.若任务结果有误,发现方及时在任务邮件指出。相关问题方查明原因修正结果,并将正确结果和错误原因回复于任务邮件。

5.项目总结复盘
项目结束后2个工作日内,发起方对本项目进行总结复盘,并抄送发起方、合作方所有管理和委员及管委会常委

四.跨部门合作注意事项
1.常规任务跨部门合作,无需管委会常委确认。
2.临时任务、项目策划任务,需要管委会常委最终确认。
3.任务洽谈若需要建立QQ沟通群、QQ讨论组、微信群,按相关流程向管委会申请,批准成功后由管委会负责建立。
4.在沟通洽谈环节,若第一方案不能达成一致,需准备其他预备方案,不可执着单一做法,多留选择空间,保持弹性。
5.每位管理都是各自管辖范围内最有权力的决策者,沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,尊重沟通对象的权力,进行横向沟通时,一定要找对对象。
6.沟通时需详尽说明细节,不得隐瞒信息,确保沟通信息无误。沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。
7.时间较长的任务,需要定期回顾任务现阶段结果,查找问题及障碍,并清理灰色地带,预防解决突发的情况,规划下步各合作部门的工作重点等。
8、若管委会下发的合作任务,已指派合作部门。则无需另行发起合作意向申请。

五.跨部门合作奖惩制度
1.若任务结果出现问题,由发现人回复任务邮件指出说明。
2.错误查明原因,由发起方、合作方的管委会委员进行评估追责,并对相关责任人进行处罚。
3.根据任务类型及重要程度,若合作项目成果优异,可向管委会申请绩效分奖励。
4.任务结果正确,但未按照《跨部门合作流程》执行的
处罚范围:责任人、部门管理
每一个遗漏点扣2
5.任务结果出错
A 因未按《跨部门合作流程》执行,导致结果出错。
B 因主观失职,延误任务时间
C 因主观失职,导致任务结果出错
处罚范围:责任人、失职参与人、部门管理
按问题大小,责任人扣2-10分,失职参与人扣2-10分,部门管理扣2-5分。
6.责任人为部门管理、失职参与人时可视问题严重情况执行并行处罚。
7.由管委会下发的任务。可由管委会直接下发处罚决定。

附:流程图
QQ图片20180904215434.png


百度深蓝联盟管理委员会
2018年9月5日

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